TRAVAIL

Comment s'organiser pour conserver la motivation de chacun et pérenniser la structure ?

Production, transformation, vente : comment bien s'organiser sur les différents ateliers ?

Il faut veiller à ce que l’équipe partage toujours le projet global de l’exploitation, même quand il évolue. La création d’un atelier, l’ouverture d’un magasin, l’embauche d’un salarié, l’agrandissement d’une exploitation doivent être raisonnés comme des moyens d’atteindre un projet global. Mais est-ce que tout le monde connaît et partage le projet global d’exploitation. Il a sûrement évolué depuis quelques années, depuis l’arrivée d’un associé, le départ d’un autre, l’installation... Les associés peuvent-ils toujours le décrire ? Le partagent-ils ? Les objectifs individuels sont-ils connus de tous et exprimés régulièrement ? Ce sont les fondations de l’exploitation et sans projet global et adhésion de tous, sans clarification des objectifs de chacun et mises à jour régulières, les réorganisations pour améliorer l’épanouissement au travail seront peu efficaces.

La présence de plusieurs ateliers demande une vraie organisation des tâches et responsabilités de chacun

Un groupe qui fonctionne est un groupe où chacun est à sa place. Rien n’est plus démotivant que de ne pas connaître ce que chacun fait, ce dont chacun est responsable et pour quel niveau de responsabilité.

« Avant, on touchait tous un peu à tous les ateliers et personne ne savait le jour même qui allait être d’astreinte le soir ou qui était là le week-end, on a vite vu que ce n’était plus possible quand on a démarré la transformation et la vente directe, et avec l’arrivée des jeunes. Nous avons maintenant tout réorganisé. On s’est mis autour d’une table et on s’est parlé de ce qu’on aimait faire et moins faire et ça a permis de clarifier la place de chacun, pour les jeunes et pour les anciens. On a fait des plannings d’absences, de travail, de livraisons. Bien sûr, il y a souvent des aléas mais maintenant on arrive à mieux les gérer. On envisage maintenant d’utiliser des outils en ligne pour partager nos agendas. Les jeunes nous poussent… », raconte Bruno P.

S’il y a une vente de produits à la ferme, l’attention doit aussi être portée sur les horaires d’accueil des clients pour préserver l’efficacité et la qualité des produits en évitant les interruptions trop fréquentes. « Avant, nous ouvrions le magasin sur des larges plages horaires pour la vente à la ferme, les jours où nous étions en transformation comme ça nous étions sûrs d’être là. Mais il fallait toujours arrêter les fabrications quand un client arrivait et, parfois, je ratais mes fromages à cause de cela. Maintenant on a des horaires plus restreints, à des horaires plutôt dédiés au rangement et au lavage, c’est moins problématique d’être interrompu et il y a moins d’impact sur la qualité des produits. On a expliqué nos changements d’horaires aux clients et ils ont compris sans problème ! », indique Pauline V.

Un bureau d’exploitation, véritable quartier général de l’entreprise

Qui dit plusieurs ateliers dit bien sûr encore plus de démarches administratives, d’e-mails, de courrier… La présence d’un bureau d’exploitation est indispensable. Il doit être, dans l’idéal, accessible directement depuis l’extérieur, agréable pour y travailler, connecté à internet, équipé d’une table de bureau et d’une chaise par associé pour que chacun y ait sa place (c’est un bureau d’exploitation, pas le bureau d’un associé), équipé de nombreux rangements adaptés aux documents à classer. Quand il est assez grand, il permet également d’y recevoir les personnes extérieures, si possible dans un espace un peu à part, ou au moins une table dédiée aux échanges. Les murs du bureau peuvent être utilisés pour y afficher des éléments pour mieux s’organiser : le plan de l’exploitation, ou du parcellaire, des informations techniques, un tableau effaçable pour y noter toutes les choses à penser, à acheter, des plannings, les numéros importants à avoir toujours sous la main… Investir dans les conditions de travail pour une meilleure gestion administrative de l’entreprise agricole, peut réellement permettre de gagner en sérénité et en efficacité du travail.

La communication : une clé du bon fonctionnement des équipes

Que ce soit entre associés ou avec des salariés, plus la communication est fluide, plus l’organisation sera efficace.

• « Comment motiver mon salarié ? » : Il serait bon de lui demander directement, il a sans doute des idées autre que la rémunération !
• « Je ne sais pas si mon frère veut reprendre l’atelier découpage ? » : Lui avez-vous demandé ?
• « Si on change nos horaires, les clients ne vont pas comprendre » : Leur avez-vous expliqué l’enjeu ?
• « Je pense que ma mère voudra arrêter les marchés l’année prochaine » : Vous pourriez lui demander déjà ce qu’elle a en tête…

Il est important de toujours être à l’écoute des autres travailleurs de l’exploitation, et d’éviter la langue de bois. L’instauration de moments de communication et de lieux de communication favorisera les bons échanges. Les moments peuvent être variés en fonction du but recherché : un café pris en commun le matin pour traiter des affaires urgentes et favoriser la convivialité, un temps hebdomadaire plus formel  pour faire le point sur la semaine passée et envisager l’organisation de la semaine à venir… L’important est de parler du travail, des réussites et des points à améliorer, c’est la clé d’un bon fonctionnement d’équipe et ce n’est pas une perte de temps…

Sophie Marçot,
consultante en organisation du travail spécialisée en agriculture,
auteure de « J’ai décidé de gagner du temps » aux Editions France Agricole

^{S’il y a une vente de produits à la ferme, l’attention doit être portée sur les horaires d’accueil des clients pour préserver l’efficacité et la qualité des produits en évitant les interruptions trop fréquentes. ©BAF19}

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